구글 스프레드시트를 사용하는 이유

2019.01.26 15:30 컴퓨터/구글

구글 스프레드시트를 사용하는 이유

시험 성적표처럼 다량의 계산이 필요한 경우에는 엑셀이나 구글 스프레드시트를 이용하면 편합니다. 같은 계산식을 반복해서 사용하는 경우는 더욱 편리하지요. 꼭 이런 경우가 아니더라도 계산기를 사용하는 것보다 구글 스프레드시트가 더 편할 때가 많습니다.

구글 스프레드시트 행별 번호 입력하는 방법

계산 작업에서 구글 스프레드시트를 사용하는 이유를 성적표로 작성하면서 설명 드리겠습니다. 10명의 학생 시험 점수를 과목별로 합을 구해야 합니다. 그래서 구글 스프레드시트에 학생 이름과 점수를 과목별로 입력했습니다.

구글 스프레드시트

▲ 우선 학생별로 번호를 입력하려고 합니다. 이름을 넣듯이 1번부터 하나씩 입력해도 되지만, 번호가 1부터 1씩 증가하면서 지정하는 것이라 이 규칙을 이용하겠습니다.

엑셀

▲ 첫 번째 숫자와 두 번째 숫자 까지만 입력하고, 두 개의 셀을 마우스 끌기와 놓기(Drag & Drop)로 선택합니다. 그러면 오른쪽 하단에 조그만 사각형이 생기는데, 그 사각형을 번호 칸의 모든 셀에 적용되도록 끌기를 합니다.

스프레드시트 팁

▲ 마우스 끌기(Drag)한 후에 10번째 학생 셀에서 놓기를(Drop) 하면 자동으로 1씩 증가하는 번호가 입력됩니다. 하나하나 입력하는 것보다 이 방법이 훨씬 편하지요. 참고로 첫 번째 셀에 1을 입력하고 두 번째 셀에 5를 넣었다면 4씩 증가해서 1, 5, 9, 14, ... 식으로 입력됩니다.

구글 스프레드시트 합계 구하는 방법

구글 문서

▲ 자, 이제 학생별로 과목 점수 합계를 계산하겠습니다. 셀마다 주소가 있는데요, 사과의 수학 점수는 D3가 되지요. 그렇다면 바다야크 학생의 합계는 C2+D2+E2가 될 것 입니다.

스프레드시트 사용법

▲ 그래서 바다야크 학생의 합계를 담을 셀을 선택하고 계산하라는 의미의 '=' 문자를 입력한 후 C2+D2+E2를 넣고 엔터 키를 눌러서 합계를 구할 수 있습니다. 또 한가지 편한 방법은 셀의 주소를 직접 입력하는 것이 아니라 키보드의 화살표 키로 셀을 선택하는 것 입니다. 합계 셀에 '=' 문자를 입력하고 화살표키로 국어 점수 셀로 이동합니다. 그러면 자동으로 바다야크 국어 점수를 가지고 있는 셀 주소가 입력됩니다.

구글 문서

▲ 이 상태에서 더하기를 의미하는 '+' 키를 입력 후 다시 화살표 키로 수학 점수 셀로 이동한 후 '+'키를 누르고 이번에는 영어 점수 셀로 이동한 후 엔터 키를 누르면, 결과적으로 '=C2+D2+E2'가 입력되면서 합계가 구해집니다.

구글 스프레드시트 다른 행에도 같은 공식 적용하는 방법

스프레드시트 사용팁

▲ 번호를 자동으로 입력했던 것처럼 바다야크의 합계 셀을 선택한 후, 오른쪽 밑에 있는 작은 사각형을 마우스로 끌기 해서 10번째 학생의 행까지 선택합니다.

구글 스프레드시트

▲ 그러면 한 번 만들어진 계산식이 다른 학생의 행에도 모두 적용이 되지요. 이렇게 엑셀이나 구글 스프레드시트에서는 같은 계산식을 적은 수고로 필요한 곳에 사용할 수 있습니다.

구글 스프레드시트 합계 구하는 함수 사용하는 방법

엑셀

▲ 학생별 과목 합계는 셀 주소를 일일이 선택해 주었지만, 구글 스프레드시트는 매우 다양한 산술 함수를 가지고 있습니다. 이번에는 과목별 합계를 구글 스프레드시트가 제공하는 합계 함수를 이용하겠습니다. 합계 함수는 sum()이며, 괄호 안에 합산할 영역을 지정해 주면 됩니다. 그래서 =sum(C2:C11)이렇게 직접 입력해 주면 되는데, '=sum(' 여기까지만 입력하고 화살표키로 감 학생의 국어 점수로 이동한 후 Shfit키를 누른 상태에서 바다야크 학생으로 이동한 후에 엔터 키를 누르면 자동으로 =sum(C2:C11)이 입력됩니다. 어떻습니까? 직접 입력한 것보다 편하지요?

또한, =C2+C3+C4... 이렇게 입력하는 것보다 함수를 이용하는 것이 훨씬 편하고, 전학 온 학생이 있어서 합계에 추가해야 한다면 +C12처럼 추가해 주어야 하지만, 함수를 사용하면 변경하지 않아도 됩니다. 물론, 마지막 행 다음으로 추가된다면 마지막 셀 주소를 바꾸어 주어야 하지만요. 직접 셀 주소를 모두 입력하는 것보다 간편합니다.

스프레드시트 팁

▲ 이제 같은 방법으로 오른쪽 하단의 작은 사각형을 합계까지 끌었다가 놓으면 나머지 과목뿐만 아니라 합계의 총합까지 자동 계산됩니다.

아차! 숫자를 잘못 입력했네.

구글 문서

▲ 어떻습니까? 계산기를 이용하는 것보다 훨씬 편하지요? 아, 그런데 포도와 바나나의 수학 점수가 잘못 입력되었네요. 만일 스프레드시트를 사용하지 않고 계산기를 사용했다면 포도와 바나나 합계뿐만 아니라 과목별 합계와 총합계까지 다시 계산해야 합니다.

스프레드시트 사용법

▲ 그러나 스프레드시트에서는 잘못 입력된 숫자를 올바르게 고쳐 주기만 하면 됩니다. 몇 명 안 되는 성적표를 예를 들어서 그렇지 현실에 사용하는 복잡한 데이터를 다룰 때는 정말 편하다는 것을 절감합니다. 누가 스프레드시트를 생각했는지 대단한 발견이 아닐 수 없습니다.

계산을 자동화하는 스프레드시트, 견적서 하나만 보더라도 스프레드시트 없이 작성한다고 하면 끔찍할 것 입니다. 단가나 수량에 따라 매번 계산해야 하는데, 스프레드시트를 이용하면 단가와 수량만 수정해 주면 알아서 계산이 되니 얼마나 좋아요.

예전에 계산기를 가지고 하나하나 계산하면서 직접 타이핑해가며 견적서를 만들었던 분은 정말이지 고생이 많으셨을 거예요. 아우~ 상상만 해도 머리에 쥐가 나는 듯합니다. 거기에 납품가를 맞추어 단가와 수량을 거꾸로 조정하라고 한다면? 우와~ 못해, 못해!! 스프리드시트를 처음 개발한 분은 많은 분의 생명을 살렸을 듯합니다.

이 댓글을 비밀 댓글로